Sumber Pencatatan dan Bukti Pencatatan

Sumber Pencatatan dan Bukti Pencatatan

Sumber pencatatan

Tanda bukti transaksi dipakai sebagai bukti pencatatan yang merupakan bukti sumber dalam proses siklus akuntansi. Jika digambarkan siklus akuntansi pada tahap pencatatan adalah sebagai berikut :
Sumber pencatatan - jurnal - buku besar

Pengertian Bukti Transaksi

Bukti transaksi adalah dokumen pendukung yang berisi data transaksi yang dibuat setelah melakukan transaksi untuk kebutuhan pencatatan keuangan.

Macam-macam bukti pencatatan
Bukti pencatatan ada yang berasal dari transaksi itu sendiri sebagai pendukungnya, tetapi ada juga yang dibuat untuk internal perusahaan.

Buku transakasi internal

Bukti transaksi internal adalah bukti transaksi yang dibuat khusus oleh pihak internal dan digunakan untuk pihak internal perusahaan. Berikut bukti transaksi internal perusahaan.
1) Bukti kas masuk
Tanda bukti bahwa perusahaan telah menerima uang secara tunai (cash).

2) Bukti kas keluar
Tanda bukti perusahaan yang telah mengeluarkan uang tunai, seperti pembelian tunai, pembayaran gaji, pembayaran utang, atau pengeluaran-pengeluaran lainya.

3) Memo
Bukti pencatatan antar bagian atau antar manajer dan bagian-bagian yang ada di perusahaan.

Bukti transaksi ekternal

Adalah bukti transaksi yang berubungan dangan pihak luar, bukti tersebut dapat berupa kuitansi, faktur, nota kontan, nota debet, nota kredit, dan cek.

1) Faktur
Adalah tanda bukti yang terjadi pembelian atau penjualan secara kredit. Faktur dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pihak pembeli. Faktur adalah perhitungan penjualan dengan perhitungan pembayaran kemudian. Biasanya pembuatan faktur dilakukan rangkap 3. Salinan pertama berwarna putih dan diserahkan kepada pembeli. Salinan kedua disimpan penjual setelah ditandatangani pembeli dan akan dijadikan lampiran saat penagihan dikemudian hari. Sedangkan salinan ketiga disimpan di dalam buku faktur. Ciri-ciri Faktur :

1. Biasanya dibuat rangkap 2, yang asli diberikan kepada pihak pembeli sebgai bukti pencatatan pembelian secara kredit sedangkan kopiannya dipegang oleh pihak penjual sebagai bukti pencatatan penjualan secara kredit.

2) Kuitansi
Bukti penerimaan sejumalh uang yang ditanda tangani oleh penerima uang dan disertakan kepada yang membayar sejumlah uang tersebut.Lembaran kuitansi terdiri dari 2 bagian, bagian sebelah kanan diberikan kepada pihak yang membayar dan bagian kiri yang tertinggal disebut soice (dibaca sus) sebagai arsip penerima uang.

3) Nota
Bukti atas pembayaran terhadap sejumlah layanaan yang telah diberikan kepada oleh suatu perusahaan secara tunai . nota dibuat oleh pedagang dan diberikan kepada pembeli.

4) Nota debet
Tanda bukti perusahaan yang telah mendebeit perkiraan pelangganya yang disebabkan olleh berbagai hal. Nota debit dikirimkan perusahaan kepada pelanggan karena barang yang dibeli dikembalikan disebabkan rusak, atau tidak sesuai dengan pesanan dan penjual setuju dengan barangnya diterima kembali atau harganya dikurangi.

5) Nota kredit
Adalah bukti perusahaan telah mengkredit perkiraan pengganya yang disebabkan oleh berbagai hal. Nota kredit dikirim oleh perusahaan kepada langgananya sesuai dengan pihak yang tidak cocok atau rusak, untuk itu penjual setuju menerima barangnya.

6) Cek
Surat perintah yang dibuat pihak yang mempunyai rekening dibank agar bank membayar sejumlah uang kepada pihak yang namanya tercantum didalam cek tersebut.

7) Kas bon

Kas bon merupakan bukti penerimaan uang muka dari pegawai tidak dapat digolongkan ke dalam kas. Kertas-kertas tersebut tidak dapat digunakan sewaktu-waktu, sehingga tidak dapat dianggap uang tunai.

2. Asas-asas dalam Akuntansi 

Berikut adalah asas-asas yang akan kita pelajari :

1. Asas Basis Akrual (accrual basic) dan dasar tunai (cash basic).

2. Asas Kesatuan Usaha (unit entity, separates entity).

3. Asas Kesinambungan.

4. Asas perbandingan pengeluaran dengan pendapatan.

5. Prinsip harga perolehan.

1. Asas Basis Akrual dan Dasar Tunai

Accrual basic merupakan pembukuan transaksi akuntansi diakui dan dicatat pada saat terjadinya transaksi. Dasar yang dipakai adalah waktu. Artinya, jika secara waktu suatu pendapatan telah terjadi maka akan dicatat sebagai pendapatan meskipun belum diterima secara tunai atas pendapatn tersebut. Demikian pula bila secara waktu beban telah terjadi maka akan diacatat sebagai beban meskipun belum dibayar secara tunai atas beban tersebut. Semisal kita menjual barang dengan kredit, kita mendapatkan pendapatan dicatat dalam bentuk piutang, walaupun belum mendapatkan uang secara tunai dari pihak kedua.

Cash Basic adalah pembukuan transaksi akuntansi diakui dan dicatat setelah menerima atau membayar sesuatu secara tunai. Jadi kalau kita menjual barang secara kredit, maka pembukuan baru terjadi ketika pihak kedua membayar utangnya.

2. Asas Kesatuan Usaha

Konsep kesatuan usaha berarti bahwa transasksi dan kejadian setiap kesatuan usaha, harus terpisah dengan kesatuan usaha yang lain. Jadi tanggung jawab pemilik perusahaan pribadi terpisah dengan tanggung jawab perusahaan. Hutang pribadi pemilik bukan tanggung jawab perusahaan. Selain itu apabila pemilik memiliki lebih dari satu perusahaan maka antarperusahaan memiliki tanggungjawab yang terpisah.

3. Asas kesinambungan

Going Concern adalah kesinambungan , artinya bahwa perusahaann sebagai alat dari badan usaha dalam mencari laba , diasumsikan akan terus berkelanjutan dalam menjalankan usahanya. Jadi perusahaan tidak hanya sekali proses namun terus berproses secara berkesinambungan.

4. Asas perbandingan pengeluaran dengan pendapatan

Dalam standar akuntansi keuangan, pada akhir periode akan dipertemukan (matching) atas pendapatan dengan beban. Dalam aktivitas ini diwujudkan dalam pembuatan laporan keuangan yang berupa laporan laba rugi, sehingga diketahui laba atau rugi yang diperoleh dalam periode yang bersangkutan.

Nah jika pendapatan lebih tinggi daripada beban maka bisa dikatakan laba. Jika pendapatan lebih rendah daripada beban maka dikatakan rugi.

5. Prinsip harga perolehan

Harga perolehan merupakan seluruh pengorbanan ekonomis yang diukur dengan uang untuk memperoleh suatu barang atau jasa.

Contoh. Jika kita membeli mesin seharga Rp 3.000.000,00 dengan biaya angkut Rp 100.000,00 dan biaya pemasangan Rp 900.000,00. Maka harga perolehan yang dicatat adalah sebesar Rp 3.000.000,00 + Rp 100.000,00 + Rp 900.000,00 = Rp 4.000.000,00. Dan yang dicatat adalah sebesar harga perolehan.

Mengapa Perusahaan diwajibkan melakukan pembukuan/akuntansi? Di Indonesia kewajiban melakukan pembukuan setiap perusahaan didasarkan pada Kitab Undang Undang Hukum Dagang (KUHD) pasal 6.

Tujuan yang akan dicapai adalah untuk mendapatkan informasi informasi tentang transaksi keuangan dan transaksi barang agar dapat ditentukan dengan tepat kebijaksanaan selanjutnya. Selain KUHD pasal 6, juga UU Pajak tahun 2000 pasal 28 ayat 1 - 12 yang mewajibkan perusahaan menyelenggarakan pembukuan perusahaan, sehingga diketahui hak dan kewajibannya.

Pembukuan yang baik memudahkan pengusaha menghitung laba rugi dan menentukan besarnya pajak yang harus dibayar. Begitu pula pembukuan yang diselenggarakan dengan baik akan memungkinkan investor melakukan penilaian keadaan perusahaan apakah sehat atau tidak.

Pasal 6

Setiap orang yang menjalankan perusahaan diwajibkan untuk menyelenggarakan catatan-catatan menurut syarat-syarat perusahaannya tentang keadaan hartanya dan tentang apa yang berhubungan dengan perusahaannya, dengan cara yang sedemikian sehingga dari catatan-catatan yang diselenggarakan itu sewaktu-waktu dapat diketahui semua hak dan kewajibannya. (KUHD 35, 66, 86, 96, 348; KUHP 396 dst.)

Ia diwajibkan dalam enam bulan pertama dari tiap-tiap tahun untuk membuat neraca yang diatur menurut syarat-syarat perusahaannya dan menandatanganinya sendiri. (KUHPerd.1881.)

Ia diwajibkan menyimpan selama tiga puluh tahun, buku-buku dan surat-surat di mana ia menyelenggarakan catatan-catatan dimaksud dalam alinea pertama beserta neracanya, dan selama sepuluh tahun, surat-surat dan telegram-telegram yang diterima dan salinan-salinan surat-surat dan telegram-telegram yang dikeluarkan. (KUHD 35.)

Pembukuan

Ø  Pasal 6 ayat (1) KUHD

Pengusaha wajib membuat catatan, sehingga dapat diketahui hak dan kewajibannya setiap saat.

Ø  Pasal 6 ayat (2) KUHD

Pengusaha diwajibkan pula untuk membuat dan menandatangani neraca.

Dari neraca ini, dapat diketahui modal yang didapat dari selisih harta dan modal serta keseimbangan antara debet dan kredit. Pasal ini berkaitan dengan pasal 1131 dan 1132 BW tentang sita jaminan.

Ø  Pasal 6 ayat (3) KUHD

Pengusaha diharuskan menyimpan buku-buku, surat-surat, dan neraca yang dibuatnya selama tiga puluh tahun serta menyimpan selama sepuluh tahun surat-surat kawat dan tembusannya baik yang telah dikirim atau diterimanya.

Yang dapat melihat pembukuan

Berdasarkan pasal 12 KUHD, mereka yang dapat melihat pembukuan adalah:

1.      Orang yang berkepentingan langsung

2.      Ahli waris

3.      Sekutu

4.      Persero atau pemegang saham

5.      Kreditur dalam hal kepailitan

     

 UU Dokumen Perusahaan (UU No. 8 tahun 1997)

Berbeda dengan Pasal 6 KHU Dagang yang menggunakan istilah pembukuan, sementara di Pasal 8 tahun 1997 menggunakan istilah Dokumen perusahaan.

          Berdasarkan Pasal 1 butir 2 Undang-undang Nomor 8 tahun 1997 merupakan data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya baik tertulis diatas kertas atau sarana lain, maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca dan didengar.